• （目　的）

  第１条
  • この規程は、公益財団法人石巻市芸術文化振興財団（以下「財団」という。）が保有する個人情報の適正な取扱いの確保その他個人情報の保護に関し必要な事項を定めることにより、個人の権利利益を保護することを目的とする。

• （定　義）

  第２条
  • この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
    1. 個人情報とは、個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、又は識別され得るものをいう。このうち、マイナンバー制度に基づく個人を識別するために指定された番号を個人番号といい、個人番号を含む個人情報を特定個人情報という。
    2. 文書等とは、財団の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）であって、財団の職員が組織的に用いるものとして、財団が保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

• （財団等の責務）

  第３条
  • 財団は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
  • ２財団の役員、評議員及び職員は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。

• （収集の制限）

  第４条
  • 財団は、個人情報を収集するときは、あらかじめ当該個人情報を取り扱う目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲内で、本人から直接収集しなければならない。
  • ２　前項の規定にかかわらず、財団は、次の各号のいずれかに該当するときは、個人情報を本人以外の者から収集することができる。
    1. 本人の同意があるとき。
    2. 法令等に定めがあるとき。
    3. 個人の生命、身体又は財産の安全を確保するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
    4. 出版、報道等により公にされているとき。
    5. 国の機関又は地方公共団体から収集することが、職務の執行上やむを得ないと認められるとき。

• （利用及び提供の制限）

  第５条
  • 財団は、収集する目的の範囲を超えた個人情報の利用（以下「目的外利用」という。）をしてはならない。
  • ２　財団は、財団以外の者への個人情報の提供（以下「外部提供」という。）をしてはならない。
  • ３　前２項の規定にかかわらず、財団は、次の各号のいずれかに該当するときは、目的外利用又は外部提供をすることができる。
    1. 本人の同意があるとき。
    2. 法令等に定めがあるとき。
    3. 個人の生命、身体又は財産の安全を確保するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
    4. 出版、報道等により公にされているとき。
    5. 石巻市からの指示又は石巻市の承認があったとき。

• （オンライン結合の制限）

  第６条
  • 財団は、個人情報を処理するため、その管理する電子計算組織と財団以外の者が管理する電子計算組織とを通信回線を用いて結合してはならない。ただし、石巻市からの指示又は石巻市の承認があったときは、この限りでない。

• （適正管理）

  第７条
  1. 財団は、個人情報を取り扱う事務の目的を達成するため、個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう維持管理しなければならない。
  2. 財団は、個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損の防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
  3. 財団は、保有する必要がなくなった個人情報については、速やかに消去し、又はこれを記録した文書等を破棄しなければならない。ただし、歴史的資料として保有されるものについては、この限りでない。

• （苦情の処理）

  第８条
  • 財団は、個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に処理するよう努めなければならない。

• （特定個人情報に関する基本方針）

  第９条
  • 特定個人情報に関する取扱いについては、別に定める特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針に基づくものとする。

• （補　則）

  第１０条
  • この規程の実施に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

• 附　則

  • この規程は、平成２５年４月１日から施行する。

• 附　則

  • この規程は、平成２８年１月２６日から施行する。

特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針

• 関係法令・ガイドライン等の順守

  • 財団は、特定個人情報等に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他規範を遵守し、特定個人情報を適正に取り扱います。

• 安全管理措置に関する事項

  • 財団は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のため、別途『特定個人情報の取り扱いに関する細則』を定め、これを遵守します。

• 継続的改善

  • 財団は、特定個人情報が適正に取り扱われるよう、関係規定等の継続的な改善に努めます。

• 問い合わせ等の窓口

  • 財団は、特定個人情報の取り扱いに関する問合せ等に対し、適切かつ迅速な対応に努めます。

特定個人情報の取り扱いに関する細則

• (目的)

  • この細則は、公益財団法人石巻市芸術文化振興財団（以下「財団」という。）の「特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針」における2の安全管理措置に関する事項で規定する特定個人情報の取り扱いに関し必要な事項を定める。

• (事務の範囲)

  • 財団が、個人番号を取り扱う事務の範囲は、以下のとおりとする。
    1. 源泉徴収に関する事務
    2. 健康保険・厚生年金（国民年金第３号含む）に関する事務
    3. 雇用保険・労災保険に関連する事務
    4. 報酬・料金等の支払調書の作成に関連する事務
    5. その他、上記に付随する行政機関への届出等に関連する事務

• （組織体制）

  1. 事務局長、事務局次長及び総務課担当者を事務取扱担当者とし、事務局長をその責任者（事務取扱責任者）とする
  2. 事務取扱担当者が変更となる場合、理事長は、前任者が後任者となる者に対して、特定個人情報に係る事務の引継ぎを確実に行わせるものとする。

• （取扱状況の記録）

  • 事務取扱担当者は、本細則に基づく取り扱い状況を確認するため、別に定める「特定個人情報取扱管理簿」に利用実績を記録し、事務取扱責任者の確認を受け、保存するものとする。

• （取扱状況の確認）

  • 事務取扱担当者は、特定個人情報の取扱状況について、定期的に確認するものとする。

• （情報漏えいの対応）

  • 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生した場合又はその可能性が高いと判断した場合は、直ちに理事長及び関係者に報告し、その原因を究明し、具体的な対応及び対策を講じるものとする。

• （事務取扱担当者の監督）

  • 理事長は、特定個人情報が本細則に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。

• （事務取扱担当者の教育）

  • 理事長は、事務取扱担当者に対し特定個人情報の適正な取り扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行うものとする。

• （盗難等の防止）

  • 特定個人情報を取り扱う電子媒体及び書類等については、盗難又は紛失を防止するため、施錠可能なキャビネット・書庫等に保管するものとする。

• （電子媒体等の持ち出し）

  • 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合は、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難の防止対策を講じるものとする。

• （特定個人情報の削除及び廃棄）

  1. 事務取扱責任者は、事務取扱担当者が、特定個人情報を削除・廃棄したことを確認するものとする。
  2. 特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を廃棄する場合は、復元不可能な手段によるものとする。

• （アクセス制御）

  • 特定個人情報を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定する。

• （不正アクセス等の防止）

  • 特定個人情報を取り扱う機器には、セキュリティ対策ソフトウェア等を導入し、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを講じるものとする。

• （特定個人情報の利用目的）

  • 財団が、役員等及び第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、本細則で定める個人番号を取り扱う事務の範囲とする。

• （利用目的の通知）

  1. 特定個人情報を取得する場合は、交付又は送付する方法により、利用目的を通知する。
  2. 利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人へ通知し、明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

• （個人番号の提供の要求）

  • 財団は、本細則で定める事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は本人以外の対象者に対して個人番号の提供を求めることができる。

• （個人番号の提供を求める時期）

  1. 財団は、本細則で定める事務を処理するために必要があるときに、個人番号の提供を求めることとする。
  2. 前（1）にかかわらず、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、当該事務の発生が予想できる時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。

• （特定個人情報の収集制限）

  • 財団は、本細則で定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

• （本人確認）

  1. 財団は、役員等及び第三者から個人番号の提出を求める場合は、本人確認を行うものとする。
  2. 役職員等の扶養親族の個人番号を代理人を通じて取得しようとする場合は、当該代理人の本人確認を行うものとする。ただし、代理人が、当財団と雇用関係等にある役職員等であることが明らかな場合は、当該代理人の本人確認は、必要としないこととする。

• （特定個人情報の利用制限）

  1. 財団は、本細則で定める利用目的の範囲内でのみ、特定個人情報を利用するものとする。
  2. 財団は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。

• （特定個人情報の保管制限）

  • 財団は、本細則で定める事務の範囲内において、個人情報関係事務の一環として利用する必要があると認められる場合に限り、特定個人情報を保管することができる。

• （特定個人情報の提供制限）

  • 財団は、所管法令に定める場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。

• （特定個人情報の廃棄・削除）

  1. 財団は、所管法令で定められた個人番号が記載された書類等の保存期間が経過した場合は、当該書類を速やかに廃棄又は削除するものとする。ただし、所管法令で定められた保存期間が経過した後においても、当該書類等を補完する場合は、個人番号を削除し補完するものとする。
  2. 個人番号を削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。

• （補則）

  • この細則に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

• 附則

  • この細則は、平成２８年１月２６日から施行する。